Chiều nay tôi được tham gia 1 buổi chia sẻ về cách thức để biến các vấn đề thành bài toán và giải các bài toán đó. Note lại vài ý nghe được và góc nhìn của tôi.
1. Định nghĩa theo cách hiểu của mình: Vấn đề là các sự cố, các phát sinh, các cv cần phải giải quyết vì nó đang gây ảnh hưởng không tốt tới tổ chức. Bài toán là 1 hay 1 nhóm các vấn đề cần phải giải đáp, theo 1 phương thức rõ ràng, nhằm đạt kết quả là vấn đề được giải quyết triệt để và hiệu quả.
2. Mọi người thường nêu vấn đề mà không phải bài toán.
Có lẽ vì vấn đề thì dễ nhận ra, nêu vấn đề thì đơn giản, chỉ cần nhận thấy vấn đề rồi mô tả lại nó cho người khác.Cần nhiều người nêu vấn đề đi kèm với bài toán giải nó triệt để.
3. Tại sao nhân viên thường chỉ nêu vấn đề và chấp nhận các vấn đề mà không tự tìm cách giải?
3.1 Có thể nhân viên nghĩ bổn phận của mình không phải người giải quyết vấn đề, mà đó là việc của “ai đó khác”: lãnh đạo, các phòng ban khác….”tại sao tôi phải đi giải quyết vấn đề này, trong khi tôi có bao nhiêu điều khác phải làm”
3.2. Nhân viên đã từng nêu vấn đề nhiều lần nhưng không ai giải quyết, họ mất niềm tin và không nêu vấn đề nữa, chấp nhận các vấn đề tồn tại làm giảm chất lượng công việc chung.
3.3. Tổ chức không có cơ chế ghi nhận các vấn đề một cách có hệ thống và không có cách thức công khai để giải quyết các vấn đề. Người muốn giải quyết vấn đề không có cách thức để được làm điều đó. Hoặc đã từng làm nhưng không hài lòng về cách thức tổ chức thực hiện đều đó.
3.4. Tình hình của tổ chức rất phức tạp và rối rắm dưới con mắt của nhân viên, họ không tin vấn đề sẽ có thể được giải quyết bởi hệ thống/bộ máy và cách thức hiện tại.
4. Một vấn đề thường không thể giải quyết khi người ta không coi nó là vấn đề.
Sự thật rất hiển nhiên là như vậy. Vấn đề có hay không là do góc nhìn của người đánh giá về nó. Tuy nhiên ở đây phát sinh câu chuyện về truyền tải thông tin và chia sẻ thông tin. Nếu định nghĩa khác nhau hoặc 1 bên thiếu thông tin thì phải được bên kia giải thích hoặc chia sẻ thông tin để cả 2 bên cùng hiểu vấn đề hoặc cùng xác nhận 1 sự thật về vấn đề đó (kể cả là sự thật là vấn đề đó chưa được bên kia đánh giá là vấn đề). Khi 1 bên không coi là vấn đề và không chia sẻ cho bên nêu “vấn đề” lên, hay lờ đi, thậm chí còn coi bên kia là tiêu cực, “vẽ ra vấn đề, đòi hỏi này nọ…” thì câu chuyện bị rơi vào tình huống rất tệ: Cả 2 bên nghĩ xấu về nhau.
5. Các vấn đề dù được nêu lên nhiều lần và nghiêm trọng đến đâu cũng sẽ bị trôi đi, quên đi, mờ đi theo thời gian, nếu như không dược GHI LẠI 1 CÁCH CÓ HỆ THỐNG, có thể truy xuất được, theo dõi được tình hình giải quyết của nó. Trí nhớ của con người là “quên đi theo thời gian”, xóa tạm đi cái cũ để đón nhận cái mới. Chưa kể người ta có khuynh hướng sợ các vấn đề được mô tả và ghi chép rõ ràng. Bởi vì khi đó các vấn đề trở nên hiện hữu 1 cách rõ ràng nhất: Ghi nhận thời gian diễn ra, các thông tin chi tiết của nó, những ai tham gia, trách nhiệm của những người tham gia, hạn định của thời gian giải quyết…
Chốt lại, với mình bản chất ở đây là việc chia sẻ và xử lý thông tin. Nêu vấn đề là chia sẻ thông tin. Từ đó có thể có giải quyết vấn đề (bài toán), chính là việc xử lý thông tin đã có (các vấn đề). Cả 2 việc này nếu làm thiếu/ẩu/không có hệ thống, đều dẫn đến việc có nhiều vấn đề mà chẳng có bài toán nào có lời giải triệt để.
Tham khảo:
Phương thức Toyota, 1 trong các kỹ thuật và nghệ thuật làm việc hiệu quả nổi tiếng của công ty Toyota Nhật Bản: 14 nguyên lý của Toyota – The Toyota way
Việt's Home page 